Wie naar Spanje verhuist of er officiële zaken regelt, kan Nederlandse of Belgische documenten moeten voorleggen aan een Spaanse instantie. Denk aan een geboorteakte, huwelijksakte, diploma, verklaring omtrent goed gedrag of ander officieel document.
Daarbij kom je termen tegen zoals traducción jurada, apostille en legalisatie. Die worden regelmatig door elkaar gebruikt, terwijl ze iets anders betekenen.
Bovendien hoef je als Nederlander of Belg lang niet ieder officieel document van een apostille te voorzien. Binnen de Europese Unie gelden speciale regels waardoor bepaalde openbare documenten uit een andere EU lidstaat zonder apostille moeten worden aanvaard.
In deze gids lees je hoe je bepaalt wat met een document moet gebeuren voordat je het in Spanje gebruikt, wanneer een vertaling nodig kan zijn en waarom je altijd eerst moet controleren wat de ontvangende Spaanse instantie precies vraagt.
Eerst bepalen waarvoor je het document nodig hebt
Begin niet meteen met het laten vertalen of legaliseren van een document.
De eerste stap is vaststellen:
- welk document een Spaanse instantie vraagt;
- waarvoor je het gaat gebruiken;
- wie het document heeft afgegeven;
- uit welk land het afkomstig is;
- in welke taal het is opgesteld;
- of de ontvangende instantie een origineel, officieel afschrift of kopie accepteert;
- of een vertaling vereist is;
- of een apostille of andere vorm van legalisatie nodig is.
De eisen kunnen per procedure verschillen.
Een geboorteakte die je gebruikt voor een burgerlijke standprocedure kan bijvoorbeeld onder andere regels vallen dan een diploma dat je voor erkenning van een beroepskwalificatie indient.
Controleer daarom eerst de documentenlijst van de Spaanse instantie waar je de aanvraag gaat doen.
Het verschil tussen vertalen, apostilleren en legaliseren
Drie begrippen spelen vaak een rol bij buitenlandse documenten.
Vertaling
Een vertaling maakt de inhoud van een document begrijpelijk in een andere taal.
Een gewone vertaling en een officiële of beëdigde vertaling zijn niet hetzelfde.
Wanneer een Spaanse instantie een officiële vertaling verlangt, kan een vertaling door een bevoegde traductor jurado nodig zijn.
Apostille
Een apostille bevestigt niet wat er inhoudelijk in het document staat.
De apostille is bedoeld om de authenticiteit van een openbaar document eenvoudiger te kunnen controleren. Daarbij gaat het onder meer om de handtekening en de hoedanigheid van degene die het document heeft ondertekend.
De Apostille van Den Haag vervangt tussen aangesloten landen de uitgebreidere diplomatieke legalisatieprocedure.
Legalisatie
Wanneer geen vrijstelling of toepasselijk apostilleverdrag bestaat, kan een uitgebreidere legalisatieprocedure nodig zijn.
Ook daarbij wordt niet verklaard dat de inhoud van het document juist is. Het doel is het controleren van de oorsprong en authenticiteit van het document.
Een document kan dus bijvoorbeeld én een vertaling én een legalisatiestap nodig hebben. Het ene vervangt het andere niet automatisch.
Veel Nederlandse en Belgische documenten hebben binnen de EU geen apostille nodig
Voor Nederlanders en Belgen is een belangrijke Europese uitzondering van toepassing.
Sinds 16 februari 2019 geldt Verordening (EU) 2016/1191. Deze regeling vereenvoudigt het gebruik van bepaalde openbare documenten tussen EU lidstaten. Voor documenten die onder deze verordening vallen, mag een Spaanse autoriteit geen apostille eisen om de authenticiteit te bewijzen.
Dat geldt onder andere voor openbare documenten die betrekking hebben op:
- geboorte;
- overlijden;
- naam;
- huwelijk;
- burgerlijke staat;
- echtscheiding;
- geregistreerd partnerschap;
- ouderschap;
- adoptie;
- woonplaats of verblijfplaats;
- nationaliteit;
- afwezigheid van een strafblad.
Dit betekent bijvoorbeeld dat je niet automatisch een apostille moet aanvragen voor iedere Nederlandse of Belgische geboorteakte die bij een Spaanse overheidsinstantie wordt ingediend.
Controleer wel altijd of het specifieke document en de procedure daadwerkelijk onder de Europese regeling vallen.
De Europese vrijstelling geldt niet voor ieder document
Een veelgemaakte fout is denken dat door de Europese regeling helemaal geen apostilles meer nodig zijn tussen Nederland, België en Spanje.
Dat klopt niet.
Verordening (EU) 2016/1191 geldt alleen voor bepaalde categorieën openbare documenten.
Documenten die buiten het toepassingsgebied vallen, kunnen nog steeds een apostille of andere formalisering nodig hebben.
Een diploma valt bijvoorbeeld niet simpelweg onder dezelfde vrijstelling voor burgerlijke standdocumenten.
Bij documenten buiten de Europese vrijstelling moet daarom opnieuw worden gecontroleerd welke internationale of nationale regels van toepassing zijn.
Authenticiteit is niet hetzelfde als juridische erkenning
Ook dit onderscheid is belangrijk.
De Europese regeling bepaalt dat bepaalde openbare documenten zonder apostille als authentiek moeten kunnen worden behandeld.
Dat betekent niet automatisch dat Spanje ook iedere juridische uitwerking van dat document moet erkennen.
De Europese Commissie benadrukt dat Verordening (EU) 2016/1191 de authenticiteit van documenten vereenvoudigt, maar niet bepaalt welke juridische gevolgen Spanje aan de inhoud moet verbinden. Dat blijft afhankelijk van het toepasselijke recht.
Een document kan dus authentiek zijn, terwijl voor de betreffende Spaanse procedure nog andere voorwaarden gelden.
Vertaling van Nederlandse documenten naar het Spaans
Een Nederlands document is voor een Spaanse instantie niet automatisch in een aanvaarde taal opgesteld.
Als vertaling nodig is, controleer dan welk type vertaling wordt gevraagd.
In Spanje wordt voor officiële vertalingen vaak gewerkt met een traductor jurado, een door de bevoegde Spaanse autoriteiten erkende beëdigde vertaler.
Het Spaanse ministerie van Buitenlandse Zaken beheert een officiële lijst met beëdigde vertalers en tolken. Hun vertalingen hebben een officieel karakter en kunnen bij gerechtelijke en administratieve instanties worden ingediend.
Je kunt een geschikte vertaler vinden via de officiële zoekmachine voor traductores jurados van het Spaanse ministerie van Buitenlandse Zaken.
Belgische documenten kunnen in verschillende talen zijn opgesteld
Voor Belgische lezers ligt de taalsituatie iets anders.
Belgische officiële documenten kunnen afhankelijk van de instantie en regio onder andere in het Nederlands, Frans of Duits zijn opgesteld.
Of een Spaanse instantie een document zonder vertaling accepteert, hangt af van de procedure en de geaccepteerde talen.
Ga daarom niet ervan uit dat bijvoorbeeld een Franstalig Belgisch document automatisch zonder vertaling kan worden gebruikt omdat Frans eveneens een officiële EU taal is.
De ontvangende Spaanse instantie bepaalt welke talen zij binnen de betreffende procedure accepteert, tenzij een Europese regeling een specifieke uitzondering biedt.
Een meertalig modelformulier kan een vertaling voorkomen
Voor bepaalde openbare documenten bestaat binnen de EU nog een extra mogelijkheid: het meertalige modelformulier.
Dit formulier kan worden aangevraagd bij de autoriteit van het EU land die het oorspronkelijke document afgeeft. Het wordt samen met het originele openbare document gebruikt als vertaalhulp.
Het formulier is onder andere beschikbaar voor bepaalde documenten rond:
- geboorte;
- overlijden;
- huwelijk;
- geregistreerd partnerschap;
- woonplaats of verblijfplaats;
- afwezigheid van een strafblad.
Wanneer de informatie in het meertalige formulier voor de Spaanse autoriteit voldoende duidelijk is, kan daarmee een afzonderlijke gecertificeerde vertaling worden vermeden.
Het formulier heeft geen zelfstandige juridische waarde. Het moet bij het bijbehorende openbare document worden gevoegd.
Meer informatie en de Europese uitleg vind je bij Your Europe over openbare documenten gebruiken in een andere EU lidstaat.
Een meertalig formulier is niet altijd voldoende
Een meertalig modelformulier betekent niet dat een vertaling onder alle omstandigheden onmogelijk gevraagd kan worden.
Wanneer de ontvangende instantie de inhoud van het document ondanks het formulier onvoldoende kan begrijpen, kan in uitzonderlijke situaties alsnog een gecertificeerde vertaling worden verlangd.
Daarom is het verstandig om vooraf aan de Spaanse instantie te vragen of zij het meertalige formulier voor jouw procedure accepteert.
Dat voorkomt dat je onnodig een beëdigde vertaling laat maken, maar ook dat je bij een afspraak zonder bruikbaar document verschijnt.
Beëdigde vertaling in Spanje
Wanneer een officiële Spaanse vertaling nodig is, is een traducción jurada vaak de praktische oplossing.
Een Spaanse traductor jurado verklaart met de voorgeschreven certificering, handtekening en het bijbehorende zegel dat de vertaling getrouw en correct is.
Het Spaanse Ministerie van Buitenlandse Zaken geeft aan dat deze vertalingen officieel zijn en kunnen worden gebruikt bij Spaanse administratieve en gerechtelijke instanties.
Gebruik voor officiële procedures bij voorkeur iemand die voorkomt in de actuele lijst van beëdigde vertalers van het Ministerio de Asuntos Exteriores.
Controleer bovendien of de vertaler daadwerkelijk bevoegd is voor de taalcombinatie die je nodig hebt.
Niet iedere vertaler is een traductor jurado
Een professioneel vertaler kan uitstekend Nederlands en Spaans beheersen zonder de officiële Spaanse titel traductor jurado te hebben.
Voor gewone teksten hoeft dat geen probleem te zijn.
Maar wanneer een Spaanse overheidsinstantie uitdrukkelijk een traducción jurada vraagt, is een gewone vertaling niet hetzelfde.
Kijk daarom goed naar de formulering van de documentenlijst.
Termen zoals traducción jurada, traducción oficial of een expliciete verwijzing naar een traductor jurado geven aan dat een formele vertaling wordt verlangd.
De volgorde van apostille en vertaling controleren
Wanneer zowel een apostille als een vertaling nodig is, is de volgorde belangrijk.
Laat daarom niet automatisch eerst het document vertalen.
De instantie die het document ontvangt kan verlangen dat ook de tekst van de apostille onderdeel van de vertaling is. In zo’n situatie moet de apostille eerst op het document worden aangebracht en wordt daarna het volledige document vertaald.
Welke volgorde noodzakelijk is, hangt af van de procedure en de manier waarop het document en de vertaling worden afgegeven.
Vraag dit vooraf na bij de ontvangende instantie of bij de bevoegde vertaler.
Zo voorkom je dat een vertaling opnieuw moet worden uitgevoerd omdat later nog een apostille aan het document is toegevoegd.
Nederlandse documenten voor gebruik in Spanje
Heb je een document uit Nederland, controleer dan eerst of het onder de Europese vrijstelling valt.
Voor bepaalde documenten van de burgerlijke stand en andere openbare documenten is door de EU regels geen apostille nodig.
Valt het document niet onder een vrijstelling en wordt voor gebruik in Spanje wel een apostille verlangd, dan moet die bij de bevoegde Nederlandse instantie worden geregeld.
Welke instantie bevoegd is, hangt af van het soort document.
Gebruik daarom de officiële Nederlandse informatie over Nederlandse documenten legaliseren voor gebruik in het buitenland voordat je een apostille aanvraagt.
Vraag daarnaast aan de Spaanse ontvangende instantie of een Spaanse beëdigde vertaling nodig is.
Belgische documenten voor gebruik in Spanje
Voor Belgische documenten geldt dezelfde eerste vraag: valt het document onder de Europese vrijstelling?
Is geen vrijstelling van toepassing en is een apostille vereist, dan verloopt de procedure via de bevoegde Belgische instanties.
De FOD Buitenlandse Zaken geeft aan dat voor sommige documenten eerst een voorafgaande wettiging door een andere Belgische instantie nodig kan zijn voordat een legalisatie of apostille kan worden afgegeven.
België gebruikt bovendien een elektronisch systeem voor apostilles. Sinds 1 mei 2018 worden Belgische apostilles elektronisch afgegeven.
Controleer daarom de actuele procedure via FOD Buitenlandse Zaken over legalisatie en apostille van Belgische documenten.
Een apostille bevestigt niet dat de inhoud klopt
Een apostille wordt regelmatig gezien als een soort kwaliteitsstempel op het gehele document.
Dat is niet wat de apostille doet.
De legalisatie of apostille is bedoeld om onder andere de authenticiteit van de handtekening en de hoedanigheid van de ondertekenaar te bevestigen. De inhoudelijke juistheid van het document wordt daarmee niet gecertificeerd.
Een Spaanse instantie kan dus ondanks een correcte apostille nog steeds onderzoeken of het document inhoudelijk geschikt is voor de procedure waarvoor je het gebruikt.
Controleer de eisen voor diploma’s afzonderlijk
Diploma’s verdienen extra aandacht omdat hiervoor andere procedures kunnen gelden dan voor burgerlijke standdocumenten.
Een diploma kan bijvoorbeeld nodig zijn voor:
- toelating tot een studie;
- erkenning van een academische opleiding;
- toegang tot een gereglementeerd beroep;
- solliciteren;
- homologación of equivalencia.
Daarbij kunnen eisen gelden rond officiële kopieën, vertaling, legalisatie of erkenning van de opleiding.
Behandel een diploma daarom niet automatisch alsof het een geboorteakte of huwelijksakte is.
Voor het daadwerkelijke erkenningstraject maken we binnen HolaGids een afzonderlijke gids over buitenlandse diploma’s erkennen in Spanje.
Gebruik bij voorkeur recente documenten
Naast vertaling en legalisatie kan ook de datum van afgifte relevant zijn.
Een geboorteakte verandert inhoudelijk misschien nauwelijks, maar een instantie kan voor bepaalde procedures toch een recent afgegeven afschrift verlangen.
Voor andere documenten, zoals verklaringen over burgerlijke staat of strafregister, is actualiteit vanzelfsprekend belangrijker.
Er bestaat geen universele geldigheidsduur die voor ieder document en iedere Spaanse procedure geldt.
Controleer daarom altijd hoe recent het document volgens de ontvangende instantie moet zijn voordat je geld uitgeeft aan vertalingen en eventuele legalisatie.
Digitale documenten en elektronische apostilles
Steeds meer documenten worden digitaal afgegeven.
Dat betekent niet dat iedere Spaanse instantie automatisch ieder digitaal buitenlands document in iedere procedure accepteert.
Controleer daarom:
- of een elektronisch origineel wordt geaccepteerd;
- of een papieren exemplaar nodig is;
- of de elektronische handtekening verifieerbaar moet zijn;
- hoe een elektronische apostille wordt gecontroleerd;
- in welke vorm de vertaling moet worden aangeleverd.
Voor Belgische documenten is dit extra relevant omdat Belgische apostilles elektronisch worden afgegeven.
Print een digitaal document daarom niet zomaar uit en ga er niet vanuit dat die afdruk dezelfde bewijswaarde heeft als het elektronische origineel.
Maak documenten niet onnodig ingewikkeld
Bij emigratie worden soms complete mappen met geboorteakten, diploma’s en andere documenten preventief van apostilles en vertalingen voorzien.
Dat kan duur zijn en is lang niet altijd nodig.
Een betere volgorde is:
- bepaal welke Spaanse procedure je gaat uitvoeren;
- controleer welke documenten daarvoor daadwerkelijk worden gevraagd;
- controleer of een EU vrijstelling geldt;
- kijk of een meertalig document of modelformulier beschikbaar is;
- controleer of een officiële vertaling nodig is;
- vraag alleen een apostille of legalisatie aan wanneer die daadwerkelijk vereist is.
Zo voorkom je dat je betaalt voor formaliteiten die de Spaanse instantie helemaal niet verlangt.
Veelgemaakte fouten met buitenlandse documenten
Een veelgemaakte fout is ieder buitenlands document automatisch laten apostilleren. Voor verschillende openbare documenten uit Nederland en België geldt binnen de EU juist een apostillevrijstelling.
Een tweede fout is denken dat apostilleren hetzelfde is als vertalen. De apostille gaat over authenticiteit, een vertaling over taal.
Een derde fout is een gewone vertaling bestellen terwijl de Spaanse instantie een officiële traducción jurada verlangt.
Ook wordt regelmatig pas na de vertaling ontdekt dat het oorspronkelijke document nog een apostille nodig heeft. Daardoor kan ook de apostille vervolgens vertaald moeten worden en ontstaat dubbel werk.
Een andere fout is zonder controle een oud document gebruiken. De ontvangende instantie kan voor een bepaalde procedure een recent document verlangen.
Tot slot is het onverstandig om alleen af te gaan op ervaringen van iemand die dezelfde procedure in een andere regio of bij een andere instantie heeft uitgevoerd. Controleer altijd de eisen van de instantie waar je zelf het document indient.
Goed om te weten
Voor Nederlanders en Belgen is het door de Europese regels vaak eenvoudiger om openbare documenten in Spanje te gebruiken dan veel oudere informatie op internet doet vermoeden.
Voor bepaalde documenten mag Spanje geen apostille eisen. Bovendien kan een meertalig modelformulier in verschillende situaties een afzonderlijke vertaling voorkomen.
Dat betekent niet dat ieder document zonder voorbereiding kan worden ingediend.
Het soort document, het doel waarvoor je het gebruikt en de eisen van de ontvangende Spaanse instantie blijven bepalend.
Controleer daarom altijd eerst de concrete procedure. Pas daarna beslis je of je een nieuw afschrift, meertalig formulier, beëdigde vertaling, apostille of legalisatie nodig hebt.
Veelgestelde vragen over documenten legaliseren voor Spanje
Nee. Voor bepaalde openbare documenten geldt binnen de EU een vrijstelling van apostille op grond van Verordening (EU) 2016/1191. Controleer wel of jouw document onder deze regeling valt.
Nee. Voor Belgische documenten gelden dezelfde Europese vrijstellingen voor de categorieën die onder Verordening (EU) 2016/1191 vallen. Voor andere documenten kan wel een apostille of andere formaliteit vereist zijn.
Een apostille bevestigt de authenticiteit van bepaalde formele elementen van een openbaar document. Een beëdigde vertaling zet de inhoud officieel om naar een andere taal. Het ene vervangt het andere niet.
Nee. Dat hangt af van het document, de procedure en de taalvereisten van de ontvangende instantie. Voor bepaalde EU openbare documenten kan bovendien een meertalig modelformulier een afzonderlijke vertaling voorkomen.
Voor officiële Spaanse vertalingen kan een door het Spaanse Ministerie van Buitenlandse Zaken bevoegde traductor jurado worden gebruikt. Het ministerie houdt hiervoor een officiële lijst bij.
Dat hangt van de procedure af. Wanneer ook de apostille vertaald moet worden, is het logisch dat de apostille eerst wordt aangebracht en daarna het volledige document wordt vertaald. Controleer de vereiste volgorde vooraf.
Nee. Het meertalige modelformulier is een vertaalhulp en heeft geen zelfstandige juridische waarde. Het moet samen met het oorspronkelijke openbare document worden gebruikt.
Dat hangt af van de procedure waarvoor je de akte nodig hebt. Vraag bij de ontvangende Spaanse instantie hoe recent het document moet zijn voordat je een nieuw afschrift of vertaling bestelt.
Documenten legaliseren voor Spanje: samengevat
Nederlandse en Belgische documenten kunnen bij allerlei Spaanse procedures nodig zijn, maar dat betekent niet dat ieder document automatisch vertaald en geapostilleerd moet worden.
Controleer eerst welk document de Spaanse instantie verlangt en of het onder de Europese regels voor openbare documenten valt. Voor verschillende documenten rond onder andere geboorte, huwelijk, woonplaats en burgerlijke staat mag tussen EU lidstaten geen apostille worden geëist.
Is vertaling nodig, controleer dan of een gewone vertaling voldoende is of een officiële traducción jurada wordt gevraagd. In bepaalde situaties kan een meertalig EU modelformulier een afzonderlijke vertaling voorkomen.
Valt het document niet onder een vrijstelling, controleer dan of een apostille of andere legalisatieprocedure noodzakelijk is en in welke volgorde de verschillende stappen moeten worden uitgevoerd.
Heb je hulp nodig met vertalingen, officiële documenten of Spaanse administratie? Via HolaGids vind je Nederlandstalige vertalers en administratieve dienstverleners in Spanje die je kunnen helpen bij het voorbereiden van documenten voor Spaanse instanties.
